Die herkömmliche Projektbezeichnug auf Papier, die auf den Probenaufbewahrungskörben platziert war, wurde durch innovative Electronic Shelf Labels (kurz ESL) ersetzt. Diese wegweisende Maßnahme führte zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz im Labor und einer besseren Projektinformationsübersicht. Projektleiterin Bianca Wittmer, Operations Expert bei TESTEX, gewährt stellvertretend für das gesamte TESTEX-Team Einblicke in die Auswirkungen und Potenziale dieser fortschrittlichen Lösung, die abteilungsübergreifend gemeinsam mit der IT erfolgreich umgesetzt wurde.
Wir wollten den papierbasierten Arbeitsprozess digitalisieren, um die Arbeit für alle beteiligten Abteilungen so einfach wie möglich zu gestalten und um Abfall zu reduzieren. In unserem Labor gibt es ein spezielles Team, das sich auf das Zuschneiden und Wiegen von Proben konzentriert. Während diese Proben im Labor analysiert werden, wird der Projektkorb mit den restlichen Proben zwischengelagert. Diese Körbe müssen hin und wieder aus dem Zwischenlager geholt werden, um die Proben erneut zu wiegen oder nach Abschluss der Tests zu archivieren. Bislang geschah dies manuell mit einer ausgedruckten Liste der Körbe. Dieser Prozess war äußerst zeitaufwändig, da allein die Suche täglich mindestens 2 Stunden unserer Zeit beanspruchte. Unser Ziel war es, diesen Prozess so weit wie möglich zu optimieren und zu vereinfachen, um im Sinne des Lean-Konzepts Verschwendung durch unnötiges Suchen zu minimieren.
Was waren die Gründe für die Wahl von LNConsult als Lösungsanbieter?
Die Einführung von ESL erfolgte in Zusammenarbeit mit LNConsult als Beratungs- und Realisierungspartner, die uns ursprünglich von PDi Digital empfohlen wurden. In den Gesprächen mit LNConsult wurden unsere Anforderungen erörtert, darunter auch die Integration unserer vorhandenen Meraki Access Points. Im Verlauf der Umsetzung stellte sich heraus, dass dies aufgrund fehlender Updates seitens Hersteller etwas komplexer war, als ursprünglich vermutet. Die Lösung: Es wurden zusätzliche Access Points seitens LNConsult implementiert.
Weitere Hauptanforderungen unsererseits waren:
- eine API-Schnittstelle zu unserem ERP-System zu generieren, um Informationen dynamisch für jeden einzelnen Projektstatus und Arbeitsbereich, den das Projekt durchläuft, anzuzeigen
- ein flexibles Design, welches es ermöglicht, viele Informationen auf kleinem Raum darzustellen
- stapelbare Körbe mit platzsparenden Halterungen
- einfache Bedienung und Handhabung der Labels
Was war die Intention hinter der selbst entwickelten Software und wie wurde diese Software mit den ESL verknüpft?
Wir benötigten eine benutzerfreundliche und einfache Handhabung der ESL für unsere Mitarbeitenden. Mit unserer App können wir je nach Projektstand die verschiedenen LED-Leuchten farbig blinken lassen. Zum Beispiel können wir alle Projekte, die zur Archivierung gesucht werden, blau blinken lassen. So kann man auf einen Blick sehen, welche im Archiv sind oder aber auch welche Proben noch archiviert werden müssen. Dies erleichtert die Suche enorm. Außerdem war es entscheidend, eine Lösung zu entwickeln, bei der niemand der Beschäftigten etwas in der Datenbank des ERP-Systems oder im Sepioo ändern muss.
Wie haben die Mitarbeitenden auf das neue, elektronische System reagiert?
Wie bei jeder Veränderung gab es auch hier Ängste der Mitarbeitenden, die nach anfänglicher Skepsis bald verflogen waren. Wir haben aktiv auf diese Bedenken reagiert, und die überwiegende Mehrheit der Mitarbeitenden stand der Veränderung äußerst aufgeschlossen und freudig gegenüber. Da der Mehrwert für die Betroffenen relativ schnell nach der Implementierung sichtbar wurde, konnte auch die bzw. der letzte stille Zögernde überzeugt werden und die gesamte Belegschaft ist nun sehr zufrieden mit dem neuen System.
Inwieweit konnte LNConsult den Entwicklungs- und Implementierungsprozess unterstützen?
LNConsult ermöglichte uns die Durchführung eines Pilotprojekts, bei dem wir von ihnen zwei Access Points sowie 30 ESL ausleihen konnten. Dies ermöglichte uns, erste Erfahrungen zu sammeln und unsere individuelle Softwarelösung zu entwickeln. Wir hatten die Möglichkeit, verschiedene Designs für die außergewöhnliche Labelhalterung zu testen, und während der Implementierungsphase stand uns LNConsult jederzeit mit technischem Support für die Sepioo-Software zur Seite.
Welche konkreten Ergebnisse wurden mit der Lösung von LNConsult erzielt?
Wir konnten unsere gewünschte Suchzeit nicht nur innerhalb der ursprünglich geplanten Prozessschritte erreichen, sondern auch in weiteren. Darüber hinaus haben wir jetzt einen besseren Überblick über die Anzahl der Körbe und deren Standort, was die Suche erheblich erleichtert. Selbst wenn wir gezielt nach einem bestimmten Korb suchen, kann dieser jetzt schneller und einfacher gefunden werden, was uns enorm viel Zeit und Ressourcen spart. Zudem sind unsere Expressprojekte aufgrund der Möglichkeit der roten Hintergrundfarbe auf den ersten Blick ersichtlich.
Wurden die Projektziele erreicht oder sogar übertroffen?
Alle Ziele wurden erreicht, viele sogar übertroffen. Durch die Umsetzung des Projekts haben sich weitere Möglichkeiten für andere Optimierungen aufgetan. Somit war dieses Projekt erst der Startschuss für potenzielle weitere Verbesserungsmaßnahmen.
Welche Erfolge konnten erzielt werden?
Die Produktivität und die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden sind gestiegen, und unsere Prozesse wurden erheblich verbessert. Durch die Verkürzung der Suchzeiten konnten freie Kapazitäten für andere Aufgaben ermöglicht und genutzt werden. Dadurch ist es uns gelungen, die angestrebte Durchlaufzeit für Projekte konstant auf 1 bis 2 Tage zu halten. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass der aktuelle Projektstatus für alle Abteilungen sichtbar ist und die anpassbaren, dynamischen Daten für jeden Prozess von großem Wert sind.
Statement von Mario Frei, TESTEX-Mitarbeiter in der Probenvorbereitung und Nutzer des neuen Systems:
Aus der Sicht von Endanwendenden verlief die Umstellung von Papierlabels auf ESL sehr reibungslos und ohne großen Aufwand. Sie hat unsere Arbeitsabläufe in keiner Weise beeinträchtigt, sondern brachte zahlreiche Vorteile mit sich.
Während wir früher Hunderte von Papierlabels durchsuchen mussten, um die benötigten Projekte zu finden, können wir heute mit einem Klick in unserer App alle benötigten Labels aufleuchten lassen und sie innerhalb weniger Minuten finden.Die zeitaufwändige Suche nach archivierten Projekten, die früher bis zu einer Stunde oder länger dauerte, ist nun in nur 10 Minuten erledigt. Die Anwendungen und Schnittstellen für die Verwendung der ESL sind einfach und stabil, sodass die Mitarbeitenden in der Lage waren, die bereitgestellten Tools mit wenigen Schulungsstunden zu nutzen.
Seit der Einführung konnten wir dank unseres Softwaremanagers auch andere Qualitätsverbesserungen vornehmen. Die Verwendung von ESL bietet zahlreiche Vorteile. Wie auch bei jedem Gerät, müssen einige Aspekte berücksichtigt werden. Gelegentlich gibt es eine kurze Wartezeit zwischen den Aktualisierungen, die in den meisten Fällen jedoch kaum bemerkbar ist und nur in bestimmten Situationen leichte Verzögerungen verursachen kann. Die neuen ESL erfordern nun auch etwas mehr Platz in den Körben aufgrund ihrer größeren Mindesthöhe, dieser geringfügige Raumbedarf wird jedoch durch die schnellere Archivierung von Projekten mehr als wettgemacht.
Es ist wichtig zu betonen, dass die Vorteile dieser Technologie bei weitem überwiegen. Die nahtlose Verknüpfung von Körben und Projekten funktioniert in der Regel reibungslos, und die Mitarbeitenden sind äußerst zufrieden mit dem neuen System. Sie schätzen die vereinfachten Arbeitsschritte und begrüßen die Effizienzsteigerung, die es mit sich bringt.